Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Teams
- Einleitung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Microsoft Teams, insbesondere im Zusammenhang mit der Aufzeichnung von Meetings und der Nutzung der Transkriptionsfunktion.
- Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
| ALFRED E. TIEFENBACHER (GmbH & Co. KG) | TIEFENBACHER API + Ingredients GmbH & Co. KG |
axunio Pharma GmbH |
|
Van-der-Smissen-Strasse 1 |
||
| Christian Peter (Datenschutzbeauftragter)
|
||
- Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Durchführung und Verwaltung von Online-Meetings
- Aufzeichnung von Meetings zur Dokumentation und späteren Referenz
- Erstellung von Transkripten zur Verbesserung der Zugänglichkeit und Nachvollziehbarkeit von Meetings
- Art der verarbeiteten Daten
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Name und Kontaktdaten der Teilnehmer
- Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit, Dauer)
- Kommunikationsinhalte (Video, Audio, Chat)
- Transkripte der Meetings
- Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Nutzung der Transkriptionsfunktion erfolgt auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
- Aufzeichnung und Transkription von Meetings
Meetings können aufgezeichnet und Transkripte erstellt werden. Die Teilnehmer werden vor Beginn der Aufzeichnung informiert und müssen dieser zustimmen. Die Aufzeichnungen und Transkripte werden ausschließlich zu den oben genannten Zwecken verwendet.
- Nutzung der Transkriptionsfunktion
Die Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams wandelt gesprochene Inhalte in Echtzeit mittels künstlicher Intelligenz in Text um. Dabei werden unter anderem folgende Daten verarbeitet:
- Namen der Teilnehmer
- Sprache/Audio
- Chat-Inhalte
- Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit, Dauer)
Die Transkripte werden vom Veranstalter auf internen IT-Systemen gespeichert. Microsoft verarbeitet diese Daten ohne menschliche Beteiligung und löscht die verwendeten Modelle unmittelbar nach dem Meeting. Microsoft speichert oder nutzt die Daten nicht zur Verbesserung seiner KI.
- Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.
- Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Daten aus der Transkription werden nach Zweckerreichung gelöscht, spätestens jedoch nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
- Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen wenden.
Darüber hinaus können Sie Ihre Einwilligung zur Nutzung der Transkriptionsfunktion jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis zum Widerruf erhobenen Daten bleiben davon unberührt.
- Datenschutzrechtliche Informationen von Microsoft
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft Teams finden Sie unter:
